Reservas online para tu restaurante: cómo empezar sin pagar comisiones

Las reservas online para tu restaurante ya no son cosa de grandes grupos. Hoy cualquier restaurante puede dejar que sus clientes reserven mesa desde el móvil, a cualquier hora, sin que nadie tenga que coger el teléfono en mitad del servicio. La pregunta no es si hacerlo, sino cómo: dentro de una plataforma que te trae clientes a cambio de una comisión, o en tu propia web con una cuota fija. En esta guía te explicamos las dos opciones, cuánto cuesta cada una y cómo empezar sin pagar comisiones por cada comensal.

Qué es un sistema de reservas online

Un sistema de reservas online es, en el fondo, tu libro de reservas de siempre, pero en internet. Tiene dos partes:

Lo que ve el cliente: un formulario donde elige día, hora y número de personas y deja su nombre, su email y su teléfono. Puede estar en tu web, en una plataforma de terceros o en las dos.
Lo que ves tú: una agenda con las reservas del día por turno, el aforo que te queda y los datos de cada mesa. Normalmente se consulta en el móvil o en una tablet en la sala.

Lo que lo hace útil no es el formulario, sino lo que pasa detrás: el sistema solo ofrece las horas en las que de verdad tienes sitio, manda la confirmación por email y te avisa cuando entra una reserva nueva. Así no das la misma mesa dos veces ni tienes que devolver llamadas para confirmar.

Marketplace o reservas en tu propia web

Hay dos formas de recibir reservas online, y conviene tener clara la diferencia antes de elegir herramienta.

El marketplace: visibilidad a cambio de comisión

Un marketplace es una plataforma donde aparecen muchos restaurantes y el cliente busca, compara y reserva. TheFork es el ejemplo más conocido en España. Su punto fuerte es real: te pone delante de gente que todavía no te conoce, y eso para un restaurante nuevo o en una zona turística puede valer mucho.

A cambio, cobra por las reservas que llegan desde su plataforma. En su página de planes, TheFork indica que las reservas procedentes de TheFork, Tripadvisor y sus socios pagan una comisión basada en un porcentaje del ticket medio por cliente. No publica ese porcentaje ni la cuota de cada plan: hay que pedir presupuesto. En la guía ¿Cuánto cobra TheFork a un restaurante? te explicamos cómo hacer la cuenta con tus números.

Hay otro detalle importante: el cliente reserva dentro de la plataforma. Es su app, su web y sus campañas, y la relación con ese comensal empieza allí.

Las reservas en tu web: tu cliente, tu tarifa

La otra opción es poner un botón o un formulario de reservas en tu propia web, en tu ficha de Google y en tus redes. El cliente que ya te conoce, el que te busca por tu nombre o el que vuelve, reserva directamente contigo.

Aquí normalmente no hay comisión por comensal. Pagas una cuota por el software, sea fija y publicada o bajo presupuesto, y las reservas que lleguen por tu web no te cuestan más por ser muchas. A cambio, la plataforma no te trae clientes nuevos: la visibilidad la pones tú con tu web, tu ficha de Google y tus redes.

No es una cosa o la otra

Los dos modelos se pueden combinar: el marketplace para atraer clientes nuevos y la web para que reserven los habituales sin pagar comisión por ellos. TheFork, de hecho, incluye en su plan Visibility un widget para tu web y tus redes, y según su página de planes las reservas que llegan por ahí no pagan comisión. Lo que conviene evitar es que el cliente fiel, el que ya te conoce, acabe reservando por el canal que más te cuesta solo porque es el primero que encuentra en Google.

Qué necesitas para recibir reservas online

No hace falta mucho, pero sí estas cuatro cosas:

Un sitio donde reservar. Tu web, si la tienes. Si no, una página de reservas que puedas enlazar desde Instagram, WhatsApp y Google.
El enlace en Google. Mucha gente te encuentra en Google Maps. Según la ayuda de Google, tu Perfil de Empresa puede incluir enlaces para hacer reservas, hasta diez por categoría, y puedes elegir uno como preferido. Lo contamos paso a paso en Cómo poner el botón “Reservar” en la ficha de Google.
Confirmación y recordatorio. Un email al momento con los datos de la reserva y, mejor aún, otro el día antes. El cliente se queda tranquilo y tú reduces las mesas vacías.
Cancelar fácil. Parece ir en contra, pero es lo que más ayuda: si cancelar cuesta un minuto, el cliente avisa; si tiene que llamar, a veces no lo hace. Tienes más ideas en No-shows: cómo reducir las mesas vacías.

Y, antes de nada, ten claras tus reglas: turnos, aforo por turno, con cuánta antelación se puede reservar y a partir de cuántas personas prefieres que te llamen.

Cuánto cuesta cada modelo

Las tarifas cambian y no todas las empresas las publican, así que aquí solo ponemos lo que dice cada una en su web (fechas de consulta en las fuentes, al final):

Marketplace con comisión (TheFork): comisión por cliente basada en un porcentaje del ticket medio en las reservas que llegan desde su plataforma y sus socios. No publica el porcentaje ni la cuota: hay que pedir presupuesto.
Software con suscripción bajo presupuesto (CoverManager): según su web, funciona con una suscripción mensual fija por local, con tres planes y módulos que se contratan aparte. No publica los precios: te preparan una propuesta después de una demo. Lo vemos en detalle en CoverManager: precio, qué incluye y alternativas.
Tarifa plana publicada (GoodReserva): 19 € al mes más IVA el plan Básico y 39 € el Pro, sin comisión por cubierto.

Para comparar, haz una cuenta sencilla con un mes normal:

Coste mensual = cuota fija + (comensales que llegan por ese canal × lo que te cobran por comensal)

Con una cuota fija, el coste no cambia aunque llenes más. Con comisión, cada mes bueno sube la factura. Ninguno de los dos es malo en sí; lo importante es que sepas cuánto te cuesta cada reserva y por qué canal llega.

Cómo empezar, paso a paso

Apunta tus números. Comensales al mes, qué parte llega por teléfono, por tu web y por plataformas, y tu ticket medio.
Define tus reglas. Turnos, aforo, antelación mínima, tamaño máximo de grupo y si confirmas a mano o automáticamente.
Elige el modelo. ¿Necesitas sobre todo clientes nuevos, o que reserven fácil los que ya tienes? Puede ser una mezcla.
Ponlo donde te buscan. Botón de reservas en tu web, enlace en Google y en la bio de Instagram.
Revisa al mes. Mira cuántas reservas han entrado por cada canal, cuántas personas no se presentaron y cuánto te ha costado cada canal.

Si quieres comparar con más detalle, en la guía de sistemas de reservas para restaurantes en España ponemos varias opciones lado a lado con los mismos criterios.

Preguntas frecuentes

¿Puedo tener reservas online si mi restaurante no tiene web?

Sí. Puedes poner un enlace de reservas en tu ficha de Google, en Instagram o en WhatsApp. Algunos sistemas te dan una página de reservas propia para eso, sin tener que montar una web.

¿Tengo que dejar de coger reservas por teléfono?

No. Lo normal es que convivan: el teléfono sigue sonando y esas reservas se apuntan en el mismo sistema que las de internet, para tener un único libro de reservas y no dar dos veces la misma mesa.

¿Puedo estar en un marketplace y a la vez recibir reservas en mi web?

Sí, y es habitual. El marketplace te trae clientes nuevos; la reserva directa en tu web la usan los que ya te conocen. Lo importante es que las dos acaben en la misma agenda y que sepas cuánto te cuesta cada una.

¿Las reservas online aumentan los no-shows?

No tiene por qué. Ayudan mucho un email de confirmación, un recordatorio el día antes y un enlace para cancelar en dos toques: quien no puede venir, avisa, y la mesa vuelve a estar libre.

¿Cuánto se tarda en empezar?

Si ya tienes los turnos y el aforo claros, configurar un sistema sencillo y pegar el widget en la web es cuestión de una tarde. Lo que más tiempo lleva es decidir las reglas: antelación mínima, tamaño máximo de grupo y qué hacer con las reservas grandes.