Libro de reservas para restaurante: papel, Excel o digital

El libro de reservas es el corazón de la sala de cualquier restaurante: dice quién viene, a qué hora, cuántos son y dónde se sientan. Da igual que sea una libreta junto al teléfono, una hoja de Excel o una aplicación en el móvil: si falla, falla el servicio. En esta guía comparamos las tres opciones con sus pros y sus contras, sin prisas por “digitalizarte”, y te dejamos una plantilla imprimible gratis para que tu libreta sea más clara desde mañana.

Qué tiene que hacer bien un libro de reservas

Antes de elegir formato, piensa en lo que necesitas de él. Un buen libro de reservas:

• Te dice de un vistazo cómo va el servicio: cuántas mesas y cuántas personas hay a cada hora.
• Evita dar la misma mesa dos veces. Es el error que más duele en sala.
• Guarda lo importante de cada cliente: un teléfono para avisar, alergias, si viene con carrito o si es un cumpleaños.
• Lo puede usar cualquiera del equipo, no solo quien coge el teléfono.
• No se pierde: ni la libreta mojada, ni el archivo que está en un ordenador que no arranca.

Con eso en la cabeza, vamos con las tres opciones.

El libro de papel

La libreta de toda la vida sigue funcionando, y por buenas razones.

A favor:

• No necesita batería, ni internet, ni formación. Se abre y ya está.
• Es rapidísimo para apuntar mientras hablas por teléfono.
• Todo el equipo la entiende y la ve encima de la barra.
• Cuesta lo que cuesta una libreta.

En contra:

• Solo existe en un sitio. Si estás fuera o el teléfono suena en la terraza, no puedes consultarla.
• Las reservas no se hacen solas: cada una es una llamada que alguien tiene que coger, a veces en mitad del servicio.
• Los cambios y cancelaciones acaban en tachones, flechas y notas en el margen.
• No avisa a nadie: ni al cliente para recordarle la reserva, ni a ti cuando alguien cancela.

Para quién es: restaurantes pequeños, con pocas reservas al día, donde casi todo entra por teléfono o en persona y siempre hay alguien junto al libro. Si es tu caso, no cambies por cambiar: mejora la libreta. La plantilla que te damos al final de esta guía está pensada para eso.

La hoja de Excel o de cálculo

Es el paso intermedio que muchos prueban: una hoja con columnas para cada dato, a veces compartida en la nube para verla desde el móvil.

A favor:

• Gratis o casi, si ya tienes el programa.
• Se puede ordenar, filtrar y buscar a un cliente por su nombre.
• Si está en la nube, la ves desde casa.

En contra:

• No es cómoda para apuntar rápido con el teléfono en la oreja, y menos desde el móvil.
• No controla el aforo: nada te impide meter quince personas a las nueve en un comedor de cuarenta si ya hay treinta.
• Si dos personas la tocan a la vez, aparecen versiones distintas o filas pisadas.
• Igual que el papel, no recibe reservas por sí sola ni manda confirmaciones.

Para quién es: para quien quiere ordenar sus datos o hacer números (cuántas reservas por día de la semana, por ejemplo) sin pagar una herramienta. Como libro de sala en el día a día suele quedarse corta.

El libro de reservas digital

Es una aplicación pensada para esto: el libro de reservas vive en internet, lo ves en el móvil o en una tablet y los clientes pueden reservar ellos mismos desde tu web o tu ficha de Google.

A favor:

• Controla el aforo: solo ofrece las horas en las que de verdad tienes sitio.
• Recibe reservas sin que nadie coja el teléfono, también a las once de la noche.
• Avisa: confirma al cliente por email, puede recordarle la reserva el día antes y te avisa a ti de cada reserva nueva o cancelada.
• Lo ve todo el equipo a la vez, cada uno desde su móvil.
• Guarda el historial: quién vino, cuándo y qué notas dejó.

En contra:

• Hay que configurarlo al principio: turnos, aforo, reglas.
• Depende de internet. Ten a mano el móvil con datos si cae el wifi del local.
• Cuesta dinero. Hay herramientas con comisión por cada comensal y otras con tarifa fija; lo explicamos en Reservas online para tu restaurante.

Para quién es: para quien pierde reservas porque no puede coger el teléfono, tiene varios turnos o zonas, sufre mesas vacías por gente que no avisa, o quiere que los clientes reserven desde internet.

Cuándo pasar del papel a digital

No hay una cifra mágica, pero estas señales dicen que ha llegado el momento:

1. Pierdes llamadas en hora punta y sabes que algunas eran reservas.
2. Se te han cruzado reservas más de una vez al mes: dos grupos a la misma hora en la misma mesa.
3. Tienes clientes que no se presentan y no tienes forma de recordarles la reserva. Hay ideas en No-shows: cómo reducir las mesas vacías.
4. Tus clientes te piden reservar por internet, o ves que reservan en otros sitios porque en el tuyo solo se puede llamar.
5. El libro tiene que estar en dos sitios a la vez: en la barra y en la terraza, o en el móvil del encargado cuando no está.

Si te reconoces en dos o más, merece la pena probar una herramienta digital. Puedes hacerlo poco a poco: empieza por las reservas de internet y deja la libreta para el teléfono durante unas semanas, siempre que el aforo no se reparta entre los dos sin control.

Y si te preocupa el precio, haz primero la cuenta. En ¿Cuánto cobra TheFork a un restaurante? explicamos cómo calcular lo que pagas con comisión, y en la guía de sistemas de reservas para restaurantes comparamos varias opciones.

Plantilla imprimible gratis

Si de momento sigues con papel, que sea un papel bien hecho. Hemos preparado una plantilla de libro de reservas en PDF, lista para imprimir:

• A4 apaisado, una hoja por cada día de la semana, de lunes a domingo.
• Espacio para la fecha y el turno arriba.
• Columnas para hora, nombre, personas, teléfono, zona y notas.
• Una leyenda al pie para marcar cancelaciones y clientes que no se presentan, así luego puedes contarlos.

Descárgala gratis, sin dejar tu email: libro de reservas en PDF. Imprime una por semana y guárdalas juntas: en un mes tendrás datos reales para decidir si te compensa pasar a digital.